Office Manager (H/F) – Boulogne Billancourt

Apixi, cabinet de recrutement, recrute pour son client, réseau majeur de pharmacies, un Office Manager (H/F), poste en CDI basé à Boulogne Billancourt (92).

DESCRIPTION DU POSTE

Au sein de l’équipe RH et Formation du Siège, vous reportez à la Responsable des Ressources Humaines et êtes garant(e) du bon déroulement du quotidien des équipes Siège et terrain, de leur bien-être et de leur faciliter la vie.

Missions :

Facilitateur et interlocuteur pour les équipes siège :

·        Réceptionner quotidiennement le courrier, le dispatcher entre les services et assurer l’envoi à la Poste des recommandés et courriers en départ

·        Être responsable de la tenue des budgets et de la relation avec les fournisseurs siège sur les sujets de bien-être pour les salariés (café, eau, etc.)

·        Être l’interlocuteur privilégié et le référent pour notre bailleur de nos locaux pour solutionner tous les sujets d’intendance et de fonctionnement opérationnel du siège

·        Accueillir les visiteurs

·        Gérer l’intendance de la cuisine (cuisine propre, lave-vaisselle, courses générales) et des salles de réunions et d’une façon générale le bon état de fonctionnement des bureaux

·        Veiller à la gestion optimale des fournitures du bureau

·        Contrôler les notes de frais sur l’outil de gestion Lucca

·        Gérer les badges d’accès des collaborateurs au siège et au parking, en accord avec les équipes RH

·        Accompagner la Chargée RH dans la gestion quotidienne de la flotte automobile

·        Organiser des évènements de convivialité du siège (séminaire, petits déjeuners/ goûters, afterworks, soirée de Noël etc.…)

Interlocuteur des équipes commerciales terrain :

·        Travail en étroite collaboration avec la Directrice du Réseau pour l’organisation des séminaires en région, des réunions et rencontres avec les équipes commerciales et CODIR régionaux.

Management :

·        Management d’un stagiaire/ alternant

 Comptabilité :

·        Enregistrer les factures fournisseurs dans le système de gestion des dépenses (Spendesk), en lien avec la comptabilité analytique existante

·        Aide au suivi budgétaire

·        Participer ponctuellement à la clôture comptable

·        Être le correspondant privilégié auprès :

- Des fournisseurs (gestion des factures, contrôle, mises en paiement, des relances etc.)

- Du cabinet d’expertise comptable

- Des trésoriers régionaux pour le suivi de la gestion administrative et comptable.

 Trésorerie :

·        Assurer le bon paiement des factures fournisseurs et mise en paiement des notes de frais (via Sage et le module de paiement bancaire).

PROFIL RECHERCHE

De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d’une première expérience réussie dans cette fonction. Vous avez le sens du service et de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Vous maitrisez les outils bureautiques et numériques et savez faire preuve de confidentialité.

Ce poste vous intéresse? Envoyez -nous votre candidature: CV + lettre de motivation en cliquant sur le lien: ENVOYER MA CANDIDATURE